Wer Waren in Länder außerhalb der EU versendet, muss den Inhalt der Sendung gegenüber den Zollbehörden erklären. Fehlen Angaben oder sind sie zu ungenau, bleibt das Paket im Bestimmungsland liegen, geht zurück an den Absender oder verursacht Nachforderungen beim Empfänger. Dieser Beitrag erklärt, wann eine Zollinhaltserklärung nötig ist, welches Formular in welchem Fall gilt und welche Angaben die Zollformulare verlangen.
Wann eine Zollinhaltserklärung nötig ist
Innerhalb der EU entfällt die Zollinhaltserklärung, weil der Binnenmarkt keine Zollgrenzen kennt. Sobald eine Sendung die Union verlässt, sind Zollformulare Pflicht. Das gilt für Päckchen, Pakete und Warensendungen in alle Länder außerhalb der EU gleichermaßen und unabhängig davon, ob es sich um einen Verkauf oder ein Geschenk handelt. Auch Länder wie die Schweiz, Norwegen und das Vereinigte Königreich zählen dazu, obwohl sie geografisch in Europa liegen.
Zollinhaltserklärung: Ein Begleitdokument, das den Inhalt einer Postsendung für Zollzwecke beschreibt. Es enthält Angaben zu Art, Menge, Gewicht und Wert der Waren sowie zu Ursprungsland und Warentarifnummer und dient den Zollbehörden als Grundlage für die Verzollung. |
Eine Besonderheit bilden Gebiete, die politisch zur EU gehören, zollrechtlich aber als Drittland gelten. Dazu zählen unter anderem die Kanarischen Inseln, Helgoland und einige französische Überseegebiete. Sendungen dorthin brauchen die vollständigen Zolldokumente, auch wenn das Bestimmungsland auf der Landkarte innerhalb der EU liegt. Wer regelmäßig in solche Gebiete versendet, hinterlegt die Information am besten direkt im Shopsystem.
CN22 oder CN23: Welches Formular gilt
Die Weltpostvereinigung kennt zwei Zollformulare, die sich nach Gewicht und Wert der Sendung unterscheiden.
Merkmal | CN22 | CN23 |
Gewicht der Sendung | bis 2 kg | über 2 kg bis 20 kg |
Wert der Waren | bis etwa 425 Euro | ab etwa 425 Euro |
Typische Nutzung | Briefsendungen, kleine Päckchen | Päckchen und Pakete |
Umfang | kurzes Formular zum Aufkleben | ausführliches Formular mit Durchschriften |
Anbringung | auf der Außenseite der Sendung | in einer Dokumententasche außen |
In der Praxis arbeitet die Deutsche Post beim Paketversand überwiegend mit der CN23, die als Zollinhaltserklärung CN23 auch auf den Begleitpapieren so bezeichnet wird. Die CN22 kommt vor allem bei leichten Briefsendungen und kleinen Päckchen zum Einsatz, etwa beim Päckchen International. Wer unsicher ist, wählt die umfangreichere Erklärung, da zusätzliche Angaben selten beanstandet werden und fehlende Angaben die Sendung aufhalten.
Die Pflichtangaben im Detail
Beide Zollformulare verlangen dieselben Grundinformationen über die enthaltenen Waren, die CN23 jedoch in größerem Umfang als die CN22.
Feld | Inhalt | Hinweis |
Absender und Empfänger | vollständige Anschrift, Telefonnummer | Rückfragen des Zolls laufen über diese Kontakte |
Art der Sendung | Warenverkauf, Geschenk, Warenmuster, Rücksendung | bestimmt die zollrechtliche Behandlung |
Warenbeschreibung | konkrete Bezeichnung jedes Artikels | je Position eine Zeile |
Menge und Gewicht | Stückzahl und Gewicht je Position | tatsächliches Gewicht, keine Pauschale |
Warenwert | Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer | Grundlage für Zoll und Einfuhrumsatzsteuer |
Warentarifnummer | HS-Code mit mindestens sechs Stellen | ordnet die Ware einem Zolltarif zu |
Ursprungsland | Land der Herstellung | bestimmt mögliche Präferenzen |
Behandlung bei Nichtzustellung | Rücksendung oder Aufgabe | verhindert unklare Fälle im Zielland |
Datum und Unterschrift | handschriftlich im Original | ohne Unterschrift ist das Formular ungültig |
Die Warenbeschreibung ist der häufigste Fehlerpunkt
Allgemeine Angaben wie „Geschenk", „Muster" oder „Kleidung" reichen nicht aus. Die Beschreibung muss erkennen lassen, um welche Ware es sich handelt. Statt „Kleidung" gehört dort beispielsweise „Herren-Baumwollhemd, langärmlig" hinein. Jede Position wird einzeln aufgeführt, Sammelbegriffe für unterschiedliche Waren sind unzulässig.
Die Sprache richtet sich nach dem Bestimmungsland. Englisch wird international akzeptiert und ist die sichere Wahl, sofern die Landessprache nicht beherrscht wird. Bei Sendungen in französisch- oder spanischsprachige Länder beschleunigt eine zusätzliche Übersetzung die Abfertigung.
Warentarifnummer und Ursprungsland
Die Warentarifnummer ordnet jede Position einem Zolltarif zu und ist damit die zentrale Angabe für die Berechnung der Abgaben auf die Waren. Die ersten sechs Stellen des HS-Codes sind weltweit einheitlich und reichen für die Zollinhaltserklärung aus. Die Nummer lässt sich über den elektronischen Zolltarif der deutschen Zollverwaltung ermitteln.
Das Ursprungsland bezeichnet den Ort der Herstellung, nicht den Versandort. Für viele Bestimmungsländer genügt bis zu einem Warenwert von 6.000 Euro eine Ursprungserklärung auf der Handelsrechnung, die gestempelt und handschriftlich gesondert unterschrieben wird. Darüber hinaus kommen Nachweise wie das Formular EUR.1, eine REX-Registrierung oder bei Lieferungen in die Türkei das Dokument A.TR. in Betracht.
Die Zollinhaltserklärung online ausfüllen
Zollformulare lassen sich in Deutschland auf zwei Wegen erstellen. Der Vordruck in Papierform liegt in Filialen aus und wird von Hand ausgefüllt. Für gewerbliche Versender ist die Online-Frankierung der praktikablere Weg, weil die Zollinhaltserklärung dort direkt aus den Sendungsdaten erzeugt wird.
Beim Ausfüllen über ein Versandportal werden die Informationen zu Absender, Empfänger und Waren einmal erfasst und anschließend in Formular und elektronischen Datensatz übernommen. Das verhindert Abweichungen zwischen beiden Fassungen und spart Zeit bei wiederkehrenden Artikeln, deren Warentarifnummer und Ursprungsland bereits hinterlegt sind.
Praktisch bewährt hat sich folgendes Vorgehen beim Ausfüllen:
1. Artikelstammdaten um Warentarifnummer, Ursprungsland und Gewicht ergänzen.
2. Die Sendung im Portal anlegen und die Waren einzeln erfassen.
3. Das erzeugte CN23 ausdrucken, unterschreiben und in die Dokumententasche legen.
4. Die Handelsrechnung in zwei Ausfertigungen beilegen.
5. Vor der Übergabe prüfen, ob Gewicht und Wert im Formular dem tatsächlichen Inhalt entsprechen.
Handelsrechnung und weitere Zolldokumente
Die Zollinhaltserklärung allein genügt beim Versand gewerblicher Waren selten. Zusätzlich gehört eine Handelsrechnung dazu, bei Sendungen ohne Zahlung eine Rechnung für Zollzwecke, etwa bei Warenmustern oder Geschenken.
Für diese Dokumente gelten einige formale Vorgaben:
· Zwei Ausfertigungen je Sendung, einseitig auf DIN A4 gedruckt.
· Sprache Englisch oder die Sprache des Bestimmungslandes.
· Eigene Dokumente je Paket. Sammelrechnungen für mehrere Pakete sind unzulässig, Kopien führen zu doppelter Verzollung.
· Anbringung außen in einer Dokumententasche auf der Verpackung.
Inhaltlich verlangt die Rechnung Angaben zu Absender und Empfänger, den Grund der Ausfuhr, Menge, Maße und Gewicht, den Warenwert, eine Warenbeschreibung, die Warentarifnummer, die Versandkosten, das Ursprungsland, die Lieferbedingungen, eine Originalunterschrift, Rechnungsnummer und Datum sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Welche Schritte beim Versand über DHL hinzukommen, behandelt der Beitrag zur DHL Zollabwicklung.
Elektronische Übermittlung der Sendungsdaten
Die Papierform allein reicht heute nicht mehr aus. Postunternehmen übermitteln die Sendungsdaten zusätzlich elektronisch an die Zollbehörden des Bestimmungslandes, bevor die Sendung dort eintrifft.
Für den Versand bedeutet das drei Dinge. Die Daten müssen je Paket vollständig und einzeln übermittelt werden. Das tatsächliche Gewicht gehört in den Datensatz, keine Pauschale. Und die Zollreferenznummer des Absenders wird je Sendung mitgegeben. Online-Frankierung und Versandsoftware erfassen diese Angaben in der Regel automatisch, sofern die Artikelstammdaten gepflegt sind.
Abweichungen zwischen den elektronischen Daten und dem Papierformular führen zu Rückfragen. Deshalb sollte die Zollinhaltserklärung direkt aus demselben System erzeugt werden, aus dem auch die elektronischen Sendungsdaten stammen.
Ausfuhranmeldung ab 1.000 Euro
Übersteigt der Warenwert je Paket 1.000 Euro, kommt in der Regel eine elektronische Ausfuhranmeldung beim deutschen Zoll hinzu. Sie wird über IAA Plus oder ATLAS abgegeben. Jedes Paket benötigt ein eigenes Ausfuhrbegleitdokument, das mit der MRN und dem Vermerk 064 gekennzeichnet wird.
Diese Pflicht gilt unabhängig von der Zollinhaltserklärung und ersetzt sie nicht. Beide Dokumente begleiten dieselbe Sendung, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben: Die Ausfuhranmeldung richtet sich an die Behörden im Versandland, die Zollinhaltserklärung an die im Bestimmungsland.
Wer die Einfuhrabgaben trägt
Die Zollinhaltserklärung bestimmt die Bemessungsgrundlage, die Zahlung der Abgaben regelt dagegen die vereinbarte Lieferbedingung. Standardmäßig trägt der Empfänger im Bestimmungsland Zoll und Einfuhrumsatzsteuer und erhält eine entsprechende Aufforderung, bevor die Sendung zugestellt wird.
Für den Verkauf an Privatkunden ist diese Variante häufig unpraktisch, weil unerwartete Kosten zu Annahmeverweigerungen führen. Viele Händler weisen die voraussichtlichen Abgaben deshalb bereits im Shop aus oder übernehmen sie über eine entsprechende Lieferbedingung. In beiden Fällen bleibt die korrekte Deklaration der Waren die Grundlage, da sich Zollsatz und Steuersatz aus Warentarifnummer, Wert und Ursprungsland ergeben.
Typische Fehler beim Ausfüllen
Diese Punkte führen am häufigsten zu Verzögerungen:
6. Zu allgemeine Warenbeschreibung ohne erkennbare Artikelart.
7. Falsch deklarierter Wert, etwa ein zu niedrig angesetzter Betrag bei Geschenken.
8. Fehlende oder falsche Warentarifnummer.
9. Verwechslung von Ursprungsland und Versandland.
10. Fehlende Unterschrift oder fehlendes Datum auf dem Formular.
11. Dokumente innen im Paket statt außen in der Dokumententasche.
Besonders der zweite Punkt verdient Aufmerksamkeit. Ein zu niedrig angegebener Warenwert gilt als unrichtige Angabe gegenüber dem Zoll und kann Sanktionen nach sich ziehen, die bis zur Höhe des Warenwerts reichen. Der korrekte Wert schützt zugleich den Versicherungsanspruch bei Verlust der Sendung.
Praktisch hilft eine Checkliste am Packplatz, die vor dem Verschließen abgearbeitet wird. Wie sich Sendungen für den weiten Transportweg vorbereiten lassen, beschreibt der Beitrag zur Verpackung für den internationalen Versand. Für Rücksendungen aus Drittländern gelten eigene Regeln, die der Beitrag zur Retoure ins Ausland behandelt.
Zollinhalt richtig deklarieren: die wichtigsten Punkte
Eine korrekte Zollinhaltserklärung besteht aus wenigen, aber präzisen Angaben zu den enthaltenen Waren. Jede Position wird einzeln beschrieben, mit Menge, Gewicht, Wert, Warentarifnummer und Ursprungsland. Für leichte Sendungen bis etwa 425 Euro genügt die Zollinhaltserklärung CN22, für Päckchen und Pakete darüber gilt die CN23.
Gewerbliche Versender ergänzen die Erklärung um eine Handelsrechnung in zwei Ausfertigungen und achten darauf, dass die elektronischen Sendungsdaten mit dem Papierformular übereinstimmen. Ab einem Warenwert von 1.000 Euro je Paket kommt die elektronische Ausfuhranmeldung hinzu. Wer diese Schritte im Versandprozess fest verankert, vermeidet die Verzögerungen, die beim Versand in Länder außerhalb der EU am häufigsten auftreten.